Un Agent d’accueil et administratif du conservatoire (H/F)

La commune de Chatou poursuit son ambition de continuer à rendre un service public de qualité malgré un contexte financier de plus en plus contraint.

Ville au cadre de vie remarquable et attractif, entre espace paysager des boucles de Seine et quartier de la Défense, plus important quartier d’affaire d’Europe, l’ambition de la municipalité est à la fois de porter une réelle stratégie de développement urbain, de défense et de valorisation du patrimoine, mais aussi de répondre aux enjeux de développement démographiques et économiques mais aussi culturel par le biais de son conservatoire.

Simple école ouverte en 1969 et accueillant 45 élèves, le Conservatoire fort de plus de 900 élèves est reconnu comme un véritable centre d’apprentissage artistique où se côtoient de nombreux Catoviens. Il propose aux enfants, adultes et associations, de trouver des perspectives de formations sérieuses en danse, théâtre et musique, encadrées par une équipe pédagogique toujours à la recherche de moyens modernes d’apprentissage.

La Ville de Chatou s’attache, par ailleurs, à mener une politique Ressources Humaines qui allie qualité de service public et qualité de vie au travail. Elle s’efforce de conforter les acquis en matière de Ressources Humaines et de se projeter pour relever les défis auxquels la collectivité est confrontée.

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique, volontairement tournée vers l’innovation, dans un cadre de travail de qualité, laissez-vous séduire par notre poste d’Agent d’accueil et administratif  du Conservatoire ! 

MISSIONS 

Au sein du Conservatoire de la Ville de Chatou et sous l’autorité du Directeur du Conservatoire, vous prenez en charge l’animation du secrétariat du Conservatoire par la gestion de l’accueil physique et téléphonique, du suivi des activités, du dossier des élèves et de la communication (interne et externe).

Accueil physique et téléphonique de l’établissement :

• Assurer l’accueil de la structure
• Accueil et orientation des visiteurs et des agents
• Veiller à la sécurité concernant l’accueil de la structure
• Fermeture de l’établissement (le samedi) : vérification des salles (portes, fenêtres), extinction générale  des  lumières, mise sous alarme et fermeture du parking usagers
• Vérification des personnes accédant à l’établissement (ne faisant pas partie des usagers)
• Connaître les cursus et les parcours proposés
• Connaître le fonctionnement de l’établissement (règlement intérieur, le calendrier annuel …)
• Connaître les conditions d’accueil des élèves en fonction de leur demande (âge, parcours …)

Communication :

• Assurer l’ensemble de la communication de l’établissement
• Gérer les informations de l’écran d’accueil de l’Espace
• Etre en contact avec le service communication de la Ville pour la diffusion de l’ensemble des informations :
• Manifestations (concerts, spectacles, auditions, animations…)
• Inscriptions, réinscriptions
• Mise à jour du Site
• Diffuser les informations sur les réseaux sociaux (FaceBook, Tweeter…)

Préparation des spectacles

• Elaborer des affiches, programmes et procéder à la diffusion via internet
• Aider de façon ponctuelle à l’installation matérielle des salles

Gestion administrative du conservatoire

• Préparer les examens (liste des élèves, dossiers pour les jurys…)
• Procéder à l’accueil et surveillance des élèves
• Saisir les résultats dans le logiciel
• Assurer un suivi rigoureux des absences des élèves et en tenir informer les enseignants, les parents et le directeur
• Transmettre les devoirs pour les classes de Formation Musicale
• Mettre à jour le planning au quotidien en fonction des modifications dans les planifications des cours
• Préparer des pré-plannings pour les professeurs, organisation des tests…
• Suivi des dossiers et gestion des classes.
• Animations scolaires : réaliser les plannings, et assurer l’interface entre les écoles et les professeurs
• Courriers divers : trier, transmettre et répondre
• Mettre à jour les dossiers des élèves, emploi du temps des salles, professeurs dans le logiciel 
• Assurer la comptabilité du Conservatoire 

Gestion de l’accueil mutualisé

• Accueil du public dans l’espace Hal Singer
• Vérification des personnes accédant à l’espace : sécurité de l’établissement
• Renseigner le public et réorientation en fonction des besoins spécifiques

PROFIL RECHERCHÉ

Vous avez idéalement une première expérience réussie dans les domaines de l’accueil, l’administration, l’outil informatique, la comptabilité, la communication et la gestion des réseaux sociaux.

Vous êtes rigoureux, méthodique et savez organiser votre travail de manière à prioriser au mieux les missions du poste. Vous êtes polyvalent, et savez assurer un reporting de vos missions.

Communicant, vous appréciez de travailler en équipe et en transversalité.

Votre relationnel, votre diplomatie, votre adaptabilité et votre sens de la discrétion vous permettent d’accueillir aisément les usagers du conservatoire.

CONTEXTE DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION

Votre amplitude horaire du mardi au vendredi sera de 10h30 à 19h00 et le samedi de 8h30 à 18h15 (pause de 1h)

Obligation de prendre les congés durant les vacances scolaires.

Rémunération selon grille indiciaire des adjoints Techniques Territoriaux de la fonction publique