Un référent famille (H/F)

La Commune de Chatou poursuit le travail engagé pour rendre toujours meilleur le service public proposé au sein de son administration. Elle s’efforce de conforter les acquis tout en se projetant dans un futur innovant qui demande de relever des défis de modernisation dans de multiples domaines, notamment pour prendre en compte les besoins actuels et futurs des Catoviens.
Assurer le meilleur accueil pour sa population est un des axes forts du développement de la Collectivité. Elle s’attache à répondre au besoin de fluidifier les échanges entre ses services municipaux et ses usagers par le développement de la dématérialisation (espace citoyen…), mais également par la mise en place d’un projet de regroupement des services qui arrivera à son aboutissement au dernier trimestre 2019.

La Ville de Chatou s’attache par ailleurs à mener auprès de ses agents une politique Ressources Humaines qui allie qualité de service public et qualité de vie au travail : élaboration d’un plan de formation ambitieux, accompagnement de l’évolution professionnelle de ses agents, mise en place d’un comité d’entreprise (le CNAS)…

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique dans un cadre de travail de qualité, laissez-vous séduire par notre poste de référent(e) famille !

MISSIONS :

Rattaché(e) à la Cellule Ressources, le/la Référent(e) Famille joue un rôle central dans la coordination des situations administratives complexes. Il/elle facilite la prise de décision, en lien avec les services concernés, et assure la bonne traduction des actions dans le logiciel de gestion dédié.

Il/elle assure également la gestion technique du logiciel enfance-jeunesse (logiciel métier Concerto), garantissant sa bonne utilisation et son évolution. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des familles, des partenaires institutionnels (notamment l’Éducation nationale) ainsi que des autres services municipaux, le/la Référent(e) Famille veille à la qualité et à la fluidité des échanges pour un accompagnement optimal des usagers, en lien quotidien avec le Guichet Unique tant pour la bonne circulation de l’information que pour la coordination des actions sur le logiciel métier.

Accompagnement des familles et gestion des situations complexes :

● Centraliser et suivre les dossiers administratifs nécessitant une vigilance particulière (inscriptions scolaires, facturation, dérogations, réclamations).
● Assurer un rôle de conseil et de médiation auprès des familles.
Participer activement à l’évolution des pratiques et des outils de communication (mails en masse, espace citoyen, supports dédiés).

Gestion des réclamations sensibles :

● Analyser et traiter les réclamations complexes en lien avec les services concernés.
● Proposer des solutions adaptées dans une démarche de qualité du service rendu.

Gestion technique du logiciel Concerto (Enfance/Famille) :

● Paramétrage global : ouverture d’agendas annuels, création d’activités, gestion des unités, attestations fiscales, listings complexes.
● Volet éducation : inscriptions collectives, mise à jour des tarifs, basculements scolaires, sectorisation.
● Volet petite enfance : inscriptions en liste d’attente, paramétrage des tarifs (plancher/plafond), suivi des contrats (régulier, occasionnel, d’urgence).
● Suivi des mises à jour et résolution des dysfonctionnements.

Animation et support réseau Concerto :

● Rédaction de supports tutoriels et guides pratiques.
● Animation de réunions d’information et accompagnement des utilisateurs.
● Mise en place et gestion d’un répertoire partagé des outils.

Suivi de la carte scolaire et préparation de la rentrée :

● Participer au suivi des effectifs scolaires en lien avec les différents partenaires (élus, direction, IEN, directeurs d’école).
● Traiter les demandes de dérogations scolaires.

Participation à la vie du Pôle :

● Organisation de l’événement annuel du Pôle (cocktail de la communauté éducative).
Assurer ponctuellement des remplacements au sein de l’équipe en cas d’absence.

PROFIL RECHERCHÉ :

Idéalement titulaire d’un BAC ou BTS dans le domaine administratif vous avez une expérience dans le domaine de l’Éducation.

Votre maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques vous permettront d’être très rapidement opérationnel afin d’assurer au mieux la gestion des dossiers du service.

Maîtrise du logiciel Concerto ou similaire et appétence à l’utilisation des logiciels métiers

Votre esprit d’équipe et votre sens de la communication et du dialogue vous permettront de vous intégrer aisément au sein de l’équipe et de devenir rapidement un collaborateur de confiance pour votre hiérarchie.

CONTEXTE DE TRAVAIL :

Horaires : 38h45 / semaine

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, et prime de fin d’année, 27 CA et 18 RTT
Vous bénéficierez du Comité National d’Action Sociale